Privacyreglement

Privacyreglement OCD Opleidingen Verwerking Persoonsgegevens

Versie 2024.01

 

Artikel 1 Begripsbepalingen

 

In dit reglement wordt verstaan onder:

 

Persoonsgegevens: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;

Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;

Persoonsgebonden nummer: het sociaalfiscaalnummer, bedoeld in artikel 2, derde lid, onder j, van de Algemene wet inzake rijksbelastingen;

Bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen;

Verwerkingsverantwoordelijke: Directie OCD Opleidingen.

Beheerder: degene die onder verantwoordelijkheid van de Verwerkingsverantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de verwerking van persoonsgegevens, alsmede voor het bewaren, verwijderen en verstrekken van gegevens;

Verwerker: degene die op basis van een overeenkomst ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen;

Gebruiker: degene in de zin van artikel 7 die gerechtigd is kennis te nemen van bepaalde gegevens in een persoonsregistratie;

Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;

Derde: ieder niet zijnde de betrokkene, de Verwerkingsverantwoordelijke, de Verwerker, of degene(n) die onder gezag van de Verwerkingsverantwoordelijke of de Verwerker gemachtigd is (zijn) om persoonsgegevens te verwerken;

Ontvanger: degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt;

Bevoegd gezag: Directie OCD Opleidingen.

Autoriteit Persoonsgegevens: de toezichthouder zoals bedoeld in artikel 51 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG);

Toestemming van betrokkene: elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee betrokkene aanvaardt dat de hem/haar betreffende persoonsgegevens worden verwerkt;

AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Artikel 2 Reikwijdte en doelstelling van het reglement

 

2.1 Dit reglement is van toepassing op alle persoonsgegevens van de betrokkene die door of namens OCD Opleidingen worden verwerkt.

 

2.2 Dit reglement heeft tot doel:

1. De persoonlijke levenssfeer van de betrokkene van wie persoonsgegevens worden verwerkt te beschermen tegen misbruik van die gegevens en tegen het verwerken van onjuiste gegevens;
2. Te voorkomen dat persoonsgegevens worden verwerkt voor een ander doel dan het doel waarvoor ze verzameld zijn;
3. De rechten van de betrokkene te waarborgen.

 

Artikel 3 Doel van de verwerking van persoonsgegevens

 

3.1 De verwerking geschiedt met inachtneming van de AVG slechts ten behoeve van:

1. De organisatie;
2. Het geven van cursussen en de begeleiding van betrokkene;
3. Het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen;
4. Het berekenen, vastleggen en innen van inschrijvingsgelden, lesgelden en bijdragen of vergoedingen voor leermiddelen;
5. Het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole;
6. De uitvoering of toepassing van een wettelijke regeling.

 

Artikel 4 Verwerking van persoonsgegevens

 

4.1 Geen andere persoonsgegevens van een betrokkene worden verwerkt dan:

1. Naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie bedoelde gegevens, alsmede bank- en girorekeningnummer van de betrokkene, indien van toepassing;
2. Het persoonsgebonden nummer (uitsluitend bij Inburgering);
3. Nationaliteit en geboorteplaats;
4. Gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van de betrokkene;
5. Gegevens betreffende de aard en het verloop van het onderwijs, alsmede de behaalde studieresultaten;
6. Gegevens met het oog op de organisatie van het onderwijs en het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen.

 

4.2 De verwerking van persoonsgegevens geschiedt op basis van één van de volgende grondslagen:

1. Toestemming van de betrokkene;
2. Uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is;
3. Voldoen aan een wettelijke verplichting;
4. Bescherming van vitale belangen van de betrokkene of een andere natuurlijke persoon;
5. Vervulling van een taak van algemeen belang of uitoefening van het openbaar gezag;
6. Gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of een derde, behalve wanneer de belangen of grondrechten van de betrokkene zwaarder wegen.

 

Artikel 5 Het beheer van (de verwerking van) persoonsgegevens

 

5.1 Persoonsgegevens worden op naam van de betrokkene verzameld. De verzameling van persoonsgegevens van de betrokkene vormt het dossier.

 

Artikel 6 Verstrekking van gegevens

 

6.1 De persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan:

1. Degenen, waaronder begrepen derden, die leiding geven aan of belast zijn met de verwerking van persoonsgegevens van betrokkene of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken;
2. Blik op Werk en Panteia, ten behoeve van onderzoek naar de kwaliteit van de geleverde diensten;
3. Exameninstituten zoals De Nederlandse Associatie voor Examinering en ECDL Nederland ten behoeve van het examineren;
4. De Arbodienst;
5. Andere derden uitsluitend indien er een wettelijke basis voor is, zoals toestemming van de betrokkene of een wettelijke verplichting.

 

Artikel 7 Toegang tot persoonsgegevens

 

7.1 Onverminderd eventuele wettelijke voorschriften ter zake hebben slechts toegang tot de persoonsgegevens:

1. Degenen, waaronder begrepen derden, die zijn belast met of leiding geven aan de activiteiten die in verband staan met de verwerking van de gegevens of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken.

 

Artikel 8 Beveiliging en geheimhouding

 

8.1 De Verwerkingsverantwoordelijke draagt zorg voor passende technische en organisatorische maatregelen ter voorkoming van verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand der techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau, gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.

 

8.2 Indien sprake is van elektronische verwerking van persoonsgegevens zal de beheerder via een coderings- en wachtwoordbeveiliging de verschillende functionarissen, als bedoeld in artikel 7, toegang geven tot bepaalde gedeelten van de persoonsgegevens of tot alle persoonsgegevens al naar gelang hun werkzaamheden dit vereisen.

 

8.3 Een ieder die betrokken is bij de uitvoering van dit reglement en daarbij de beschikking krijgt over persoonsgegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs kan vermoeden en voor wie niet reeds uit hoofde van beroep, functie of wettelijk voorschrift ter zake van de persoonsgegevens een geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding daarvan. Dit geldt niet indien enig wettelijk voorschrift hem tot bekendmaking verplicht of uit zijn taak bij de uitvoering van dit reglement de noodzaak tot bekendmaking voortvloeit.

 

8.4 De Verwerkingsverantwoordelijke meldt datalekken aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de betrokkenen zoals vereist door de AVG.

 

Artikel 9 Informatieplicht

 

9.1 De Verwerkingsverantwoordelijke informeert betrokkene over de persoonsgegevens die worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en aan wie de gegevens worden verstrekt.

 

9.2 De Verwerkingsverantwoordelijke informeert betrokkene over het verwerken van diens persoonsgegevens, voorafgaand aan de verzameling van de persoonsgegevens of, indien de gegevens van derden afkomstig zijn, voorafgaand aan de verwerking.

 

9.3 Bij aanvang van de cursus zal iedere cursist gewezen worden op ons privacyreglement.

 

9.4 Elke nieuwe medewerker krijgt een exemplaar van het privacyreglement. Het reglement wordt samen met de medewerker doorgenomen.

 

Artikel 10 Rechten betrokkene(n): inzage, correctie, verzet

 

10.1 Elke betrokkene heeft het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van gegevens, en het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens.

 

10.2 Een verzoek om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar dient schriftelijk te worden gedaan aan de Verwerkingsverantwoordelijke, die binnen een maand na ontvangst van dit verzoek hierop schriftelijk reageert.

 

10.3 Indien de betrokkene aantoont dat bepaalde gegevens onjuist, onvolledig of irrelevant zijn, zorgt de Verwerkingsverantwoordelijke voor verbetering, aanvulling of verwijdering van deze gegevens binnen een maand na de melding.

 

10.4 De Verwerkingsverantwoordelijke kan de termijn voor beantwoording met twee maanden verlengen, afhankelijk van de complexiteit en het aantal verzoeken. De betrokkene wordt binnen een maand na het verzoek geïnformeerd over deze verlenging.

 

10.5 Indien de Verwerkingsverantwoordelijke twijfelt aan de identiteit van de verzoeker, vraagt hij zo spoedig mogelijk aan de verzoeker schriftelijk nadere gegevens inzake zijn identiteit te verstrekken of een geldig identiteitsbewijs te overleggen. Door dit verzoek wordt de termijn opgeschort tot het tijdstip dat het gevraagde bewijs is geleverd.

 

Artikel 11 Bewaartermijnen

 

11.1 De persoonsgegevens worden verwijderd uiterlijk vijf jaren nadat de studie is beëindigd, tenzij de persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht.

 

Artikel 12 Oud-Betrokkene

 

12.1 De Verwerkingsverantwoordelijke kan besluiten over te gaan tot het instellen van een verwerking betreffende oud-betrokkene.

 

12.2 De verwerking geschiedt slechts voor:

1. Het onderhouden van contacten met de oud-betrokkene;
2. Het verzenden van informatie aan de oud-betrokkene;
3. Het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole.

 

12.3 Geen andere persoonsgegevens worden verwerkt dan:

1. Naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, alsmede bankrekeningnummer van de betrokkene;
2. Gegevens betreffende de aard van de studie of functie en de periode gedurende welke de oud-betrokkene de cursus of functie heeft gevolgd dan wel uitgeoefend.

 

12.4 De persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan:

1. Degenen, waaronder begrepen derden, die zijn belast met of leiding geven aan de in het tweede lid bedoelde activiteiten of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken;
2. Blik op Werk, ten behoeve van onderzoek naar de kwaliteit van de geleverde diensten;
3. De Nederlandse Associatie voor Examinering en/of ECDL Nederland ten behoeve van de examinering;
4. De Arbodienst.

 

12.5 De persoonsgegevens worden verwijderd op een daartoe strekkend verzoek van de betrokkene of bij diens overlijden.

 

Artikel 13 Klachten

 

13.1 Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet door de instelling worden nageleefd, dient hij zich te wenden tot de Verwerkingsverantwoordelijke.

 

13.2 Indien de ingediende klacht voor de betrokkene niet leidt tot een voor hem acceptabel resultaat, kan hij zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

Artikel 14 Inwerkingtreding en citeertitel

 

14.1 Dit reglement kan aangehaald worden als "Privacyreglement OCD Opleidingen Verwerking Persoonsgegevens" en treedt in werking op 25 mei 2018.

 

14.2 Binnen OCD Opleidingen B.V. is een Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) aangesteld. Deze is geregistreerd bij de Autoriteit Persoonsgegevens onder nummer FG015115.